Tổng đài ảo là gì? Lợi ích khi sử dụng tổng đài ảo (Voice IP)

Tổng đài ảo là giải pháp thúc đẩy hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay. Tuy nhiên chi phí duy trì sử dụng lại khá cao.

Bên cạnh việc phát triển dịch vụ tổng đài truyền thống thì các doanh nghiệp hiện nay đã chuyển hướng đầu tư sử dụng dịch vụ tổng đài ảo. Vậy thì tổng đài ảo là gì? Tại sao tổng đài ảo lại hỗ trợ lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp? Tất cả những băn khoăn này sẽ được chúng tôi giải đáp chi tiết trong bài chia sẻ dưới đây.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo còn được gọi với các tên khác là Hosted PBX, Cloud PBX, Vitural PBX. Đây là hệ thống điện thoại của các doanh nghiệp được lưu trữ hoàn toàn trên các máy chủ trung tâm và kết nối hoàn toàn thông qua mạng internet. So với hệ tổng đài truyền thống, thì hệ thống tổng đài ảo chiếm nhiều tính năng hơn và có thể dễ dàng thiết lập mọi hoạt động.

Chức năng của tổng đài ảo Voice IP là gì?

Tổng đài ảo sở hữu rất nhiều chức năng tiện ích tiêu dùng trong đó nổi bật nhất là các chức năng:

• Chức năng trả lời tự động (IVR)
• Hiển thị tên người gọi đến
• Hỗ trợ Softphone
• Ghi âm – nghe lại – xóa cuộc gọi
• Nhật ký cuộc gọi
• Đàm thoại tay ba

Cách xem pass wifi trên iphone không phải ai cũng biết

Lợi ích của tổng đài ảo như thế nào?

Từ sự đa dạng trong chức năng trên có thể thấy tổng đài ảo mang trong mình nhiều tiện ích khi sử dụng. Cụ thể, trong các doanh nghiệp khi sử dụng hệ thống tổng đài ảo sẽ:

• Tiết kiệm chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần sử dụng thiết kế đi dây điện thoại
• Nếu sử dụng phần mềm thì không cần đầu tư thiết bị và tiết kiệm được thêm chi phí
• Không bỏ lỡ bất cứ cuộc gọi nào của khách hàng do không giới hạn số lượng cuộc gọi tới cũng như cuộc gọi tiếp nhận
• Thực hiện gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí dù khác tỉnh thành
• Cước phí cuộc gọi quốc tế thấp
• Nhân viên có thể linh hoạt địa điểm làm việc, tinh thần thoải mái hơn
• Chủ quản dễ quản lý và nắm được thống kê các cuộc ra/vào dễ dàng
• Dễ dàng mở rộng hệ thống
• Dễ dàng tích hợp các ứng dụng

Nếu phân chia các lợi ích trên vào nhóm cụ thể thì có thể thấy rõ ràng lợi ích khi sử dụng tổng đài ảo như sau:

Đối với doanh nghiệp sử dụng

Áp dụng tổng đài ảo doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí đầu tư ban đầu. Lại có thể dễ dàng tiến hành bảo trì, nâng cấp chất lượng khi kết nối với đơn vị cung cấp hệ thống ảo. Đồng thời, khi sử dụng tổng đài ảo các doanh nghiệp sẽ hạn chế được vấn đề gián đoạn cuộc gọi hoặc lượng cuộc gọi quá tải. Tất cả các cuộc gọi sẽ được thống kê rõ ràng để chủ quản nắm bắt.

Khi có bất cứ sự cố nào xảy ra thì đơn vị cung cấp hệ thống ảo sẽ phải tiến hành xử lý sự cố, hỗ trợ các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sẽ không cần phải thuê nhân viên chuyên dụng bên ngoài để xử lý hệ thống.

Đối với đơn vị cung cấp hệ thống tổng đài ảo

Đối với các đơn vị cung cấp hệ thống tổng đài ảo thì có thể tận dụng tất cả kinh nghiệm, chuyên môn để xây dựng được công nghệ đám mây, kiến trúc đa tầng của riêng mình. Từ đó có thể cung cấp cho hàng trăm, hàng nghìn khách hàng cùng một lúc.

Tìm hiểu địa chỉ MAC là gì?

Nhược điểm của tổng đài ảo

Thế nhưng bên cạnh những lợi thế trên thì tổng đài ảo cũng có một vài yếu điểm nhỏ như sau:

Tính bảo mật

Vấn đề đầu tiên cần phải quan tâm khi sử dụng tổng đài ảo chính là tính bảo mật. Vì đây là công nghệ sử dụng điện toán đám mây cần phải mã hóa tất cả các thông tin dữ liệu nên cần phải tìm được công ty cung cấp giải pháp tối ưu với tính năng bảo mật mạnh mẽ. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp của bạn khi sử dụng tổng đài ảo cần phải tìm hiểu rõ về đơn vị cung cấp dịch vụ và hoạt động bảo mật mà nhà cung cấp đó đang đảm nhận.

Hoạt động hoàn toàn trên Internet

Tổng đài ảo hoạt động hoàn toàn trên internet nên nếu như công ty bạn sử dụng băng thông nhỏ, đường truyền không ổn định thì việc kết nối các cuộc gọi cũng như chất lượng cuộc gọi sẽ bị suy giảm. Trong một số trường hợp đặc biệt như sự cố rớt mạng thì toàn bộ hệ thống sẽ không thể hoạt động. Từ đó các cuộc gọi sẽ không được tiếp nhận và ghi lại trên hệ thống.

Vì sao Doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài ảo?

Đi vẫn tồn tại một vài nhược điểm nhỏ nhưng không thể phủ nhận việc sử dụng tổng đài ảo hỗ trợ rất nhiều cho các doanh nghiệp phát triển mạnh hơn.

Cài đặt nhanh chóng và ít tốn chi phí

Đầu tiên nếu các bạn sử dụng tổng đài ảo thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí cài đặt và chi phí lý thiết bị. Đồng thời tối ưu được các hoạt động nâng cấp cấu hình, lưu trữ, cài đặt, bảo trì tải toàn bộ những hoạt động này sẽ do đơn vị cung cấp dịch vụ đặc nhiệm.

Tổng đài ảo có thể mở rộng linh hoạt

Hệ thống tổng đài ảo có thể mở rộng linh hoạt kết nối nhiều máy tại các chi nhánh văn phòng giao dịch một cách dễ dàng. Chỉ cần thông qua kết nối internet là có thể để kết nối thêm bớt thiết bị nghe trên toàn hệ thống.

Tích hợp dễ dàng

Bạn có thể thích hợp dễ dàng các thông tin của bên thứ ba như crm phần mềm bán hàng phần mềm kế toán khi sử dụng tổng đài ảo. Tất cả các thông tin sẽ được đồng bộ thông qua đường truyền internet và lưu trữ trên dữ liệu đám mây. Có thể truy xuất dễ dàng bất cứ khi nào cần.

Đa dạng các tính năng hỗ trợ

Tổng đài ảo cung cấp hỗ trợ thêm dịch vụ đợi cuộc gọi, IVR, báo cáo, tính năng quản lý trong cuộc gọi,… Các tính năng này đã được nâng cấp hoàn toàn so với tổng đài truyền thống. Tạo sự tiện lợi cho các doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp kinh doanh online là chủ đạo.

Thân thiện di động

Tổng đài ảo có thể dễ dàng kết nối thông qua các ứng dụng trên điện thoại thông minh iOS và Android. Chỉ cần sử dụng tổng đài đám mây tất cả các liên kết với nhau.

Thời gian hoạt động liên tục

Tổng đài ảo hoạt động liên tục về được phân bố rộng rãi với tỉ lệ ngừng hoạt động thấp. Nên bất cứ khi nào máy chủ không bị ảnh hưởng thì hệ thống đường truyền sẽ luôn luôn hoạt động tốt.

Không cần phần cứng vật lý phức tạp

Tổng đài ảo không cần trang bị các thiết bị cố định mà thay vào đó các hệ thống máy chủ đã được phân tán ở một số vị trí địa lý và được quản lý bởi nhà cung cấp dịch vụ. Dạo này tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp cũng như gia tăng tính bảo mật của dịch vụ.

Máy tính không nhận bàn phím phải làm sao? Xử lý như thế nào?

Kết luận

Hiện nay chúng tôi đã cung cấp chi tiết các thông tin liên quan tổng đài ảo mà bạn đang quan tâm. Hi vọng những trẻ này sẽ đem lại thông tin hữu ích cho bạn đọc. Hãy chia sẻ ngay bài viết này để mọi người cùng biết và hiểu thêm về hệ thống tổng đài ảo chất lượng này nhé.

Thông tin được biên tập bởi 1FPT